Робота з таблицями

Розглянемо спосіб роботи з таблицями, з використанням контекстного меню. Це один з найзручніших способів роботи з таблицями.

Контекстні меню мають багато об’єктів бази даних. Кожна таблиця також має кілька контекстних меню. Розглядаємо такі з них:

- контекстне меню стовпців;

- контекстне меню таблиці;

- контекстне меню окремої комірки таблиці;

- контекстне меню заголовка таблиці.

Для виведення на екран будь-якого з них потрібно виділити відповідний об’єкт, а потім натиснути праву клавішу миші. Наприклад, для виведення конкретного меню стовпця потрібно його виділити і після цього натиснути праву клавішу миші.

Редагування даних у відкритій таблиці здійснюється за загальними правилами роботи в системі Windows.

Якщо потрібно змінити структуру таблиці, то її треба відкрити у режимі конструктора. Після цього можна змінювати імена полів та типи даних, додавати нові поля тощо.

Робота з таблицями за допомогою контекстних меню

Контекстне меню стовпців. При роботі з цим меню експеримент будемо проводити з полем Назва предмету у відкритій таблиці Предмети.

Спочатку активізуємо поле Назва предмету, для чого встановимо курсор миші на його ім’я і натиснемо ліву клавішу (для виділення кількох стовпців ця операція виконується за умови утримування клавіші Shift).

Потім натиснемо правою клавішею миші, і на екрані з’явиться контекстне меню поля.

Команди Сортування за збільшенням (Сортировка по возрастанию) і Сортування за зменшенням (Сортировка по убыванию) використовують для сортування записів у таблиці відповідно до зростання чи зменшення значень тих даних, що вміщує вибране поле.

Команда Знайти (Найти…) відкриває вікно Пошук в полі (Поиск в поле). У нашому прикладі буде відкрите вікно Поиск в поле:"Предмет"

Після заповнення цього вікна необхідними даними натискують кнопку Знайти (Найти).

У результаті буде виділено в таблиці Список те перше значення поля Предмет, яке було введене в осередок Зразок (Образец). Для продовження пошуку значень, які повторюються, необхідно натиснути кнопку Знайти далі (Найти далее).

Команда Ширина стовпця (Ширина столбца…) дозволяє встановити на екрані необхідну ширину обраного стовпця.

Команда Сховати стовпці (Скрыть столбцы) приховує виділені стовпці. На екрані вони стають невидимими. Для виділення на екрані схованих стовпців у контекстному меню заголовка таблиці необхідно виконати команду Показати стовпці (Показать столбцы…).

Команда Закріпити стовпці (Закрепить столбцы) закріплює виділені стовпці з лівого боку екрану, перешкоджаючи їм вийти за край екрану під час прокручування.

Команда Перейменувати стовпець (Переименовать столбец) дозволяє змінити ім’я виділеного поля безпосередньо у відкритій таблиці. Цю команду потрібно застосовувати дуже акуратно, оскільки це вимагає зміни тих дій, що мали посилання на старе ім’я поля.

Під час виконання команди Вставити стовпець (Вставить Столбец) всі стовпці таблиці, починаючи з виділеного, зсуваються праворуч, а на місце виділеного вставляється порожній стовпець з іменем Поле 1. Потім йому можна надати інше ім’я і заповнити відповідними даними.

Команду Вилучити стовпець (Удалить столбец) використовують для знищення в таблиці виділеного стовпця. Команда потребує підтвердження знищення.

Команду Вставити стовпець підстановок (Вставить столбец подстановок…) використовують для виклику програми Майстер підстановок (Мастер подстановок). Роботу з нею ми розглянемо пізніше.

Контекстне меню рядків. Викликається правою клавішею миші на виділеному рядку таблиці.

Команда Висота рядка (Высота строки …) дозволяє встановити необхідну висоту не тільки вибраних, а й усіх рядків таблиці.

Команду Вирізати (Вырезать) використовують для розміщення у спеціальній області пам’яті, яку називають буфером обміну, виділених рядків. Команда потребує підтвердження знищення рядків в таблиці.

За допомогою команди Копіювати (Копировать) виділені записи розміщуються в буфері обміну. При цьому у самій таблиці ці записи залишаються.

За допомогою команди Вставити (Вставить) вставляється вміст буферу обміну в активну область таблиці.

Контекстне меню таблиці. Викликається правою клавішею миші

на виділеному значку таблиці (він розташований ліворуч від імені таблиці).

Команди Відкрити (Открыть) і Конструктор (Конструктор) мають такі самі призначання, як і однойменні кнопки у вікні бази даних.

Команда Вирізати (Вырезать) вміщує виділену таблицю в буфер обміну. При цьому на екрані знищується ім’я таблиці. Будьте уважні під час виконання цієї команди, тому що можна легко загубити таблицю.

За командою Копіювати (Копировать) виділена таблиця вміщується в буфер обміну, залишаючись на екрані.

За командою Вилучити (Удалить) - знищується без розміщення її в буфері обміну.

За командою Друкування (Печать) - друкується виділена таблиця.

За допомогою команди Перейменувати (Переименовать) можна змінити ім’я виділеної таблиці.

Команда Створити ярлик (Создать ярлык…) дозволяє створити та розмістити ярлик таблиці (піктограму) на робочому столі Windows. Так можна безпосередньо з Windows відкрити таблицю, і швидко одержати доступ до її даних.

Якщо з базою даних працює кілька осіб, то для декого з них користування окремими таблицями може бути заборонене. Ці таблиці можна сховати. Для цього потрібно у вікні бази даних (База данных) виділити ім’я відповідної таблиці, викликати контекстне меню таблиці і виконати команду Властивості (Свойства…). У результаті з’явиться вікно Властивості (Свойства…).

У цьому вікні необхідно встановити атрибут Схований (Скрытый) і натиснути кнопку ОК.

Примітки: 1. Якщо в діалозі Параметри з меню Сервіс (Параметры… из меню Сервис) встановлено прапорець Сховані об’єкти (Скрытые объекты) в групі Відображати (Отображать), то значок цієї таблиці стане блідим.

2. Якщо в діалозі Параметри з меню Сервіс прибрано прапорець Сховані об’єкти в групі Відображати, то ім’я таблиці не буде відображуватись у вікні бази даних.

Контекстне меню окремої комірки таблиці. Викликається правою клавішею миші в комірці таблиці.

Команда Фільтр за виділеним (Фильтр по выделенному) відбирає записи на основі поточного виділеного блоку. Наприклад, якщо в полі Назва предмету виділено значення - Фізика та Хімія - і після цього буде виконана команда Фільтр за виділеним, то в таблиці залишаться лише ті записи, які вміщують ці дані.

Команда (Исключить выделенное) використовує фільтр щодо всіх записів за винятком виділених. Наприклад, якщо в полі Назва предмету виділено - Математика - і після цього виконана команда Виключити виділене, то в таблиці залишаться всі записи, за винятком тих, що в полі Назва предмету мають - Математика.

Виконання команди Вилучити фільтр (Удалить Фильтр) дозволяє відновити вміст всієї таблиці. Наприклад, якщо ця команда виконується після попередньої, то в таблиці відновлюються записи, що вміщують у полі Назва предмету - Математика.

Суть інших команд цього меню вже зрозуміла з їхніх назв. Вони зустрічались у попередніх контекстних меню і не потребують особливого пояснення.

Контекстне меню заголовку таблиці. Контекстне меню викликається правою клавішею миші в рядку назви відкритої таблиці.

Команди Змінити фільтр (Изменить фильтр) і Застосувати фільтр (Применить фильтр) використовують разом. За першою командою змінюються умови фільтрації записів, а за другою - здійснюється власне фільтрація записів таблиці.

За командою Шрифт (Шрифт …) змінюються параметри шрифту в таблиці. За замовчуванням використовують шрифт Arial Cyr з атрибутом Звичайний (Обычный) та розміром 10 пунктів.

Використання команди Показати стовпці (Показать столбцы…) дозволяє відновлювати у таблиці заховані стовпці.

Команда Звільнити всі стовпці (Освободить все столбцы) звільнює всі закріпленні стовпці в режимі таблиці. Звільнені стовпці зберігають порядок, в якому вони знаходились під час закріплення.

Крім розглянутих операцій з даними однієї таблиці система Access має широкий набір засобів для роботи з даними, що зберігаються у кількох таблицях. Можна, наприклад, копіювати рядки і стовпці однієї таблиці в іншу, переносити прямокутні ділянки з однієї таблиці в іншу, переносити прямокутні ділянки з однієї таблиці до іншої, створювати копії таблиць чи їхніх структур тощо.